Software de gestão de reuniões para uma comunicação eficaz
Agende, organize e acompanhe as suas reuniões sem esforço com a nossa solução de gestão de reuniões de código aberto.
Crie agendas estruturadas no OpenProject para manter as suas reuniões focadas e organizadas. Divida as ordens de trabalhos em secções e pontos claros, facilitando a orientação das discussões e a cobertura de todos os pontos-chave. Ligue os pontos da ordem de trabalhos diretamente aos pacotes de trabalho para ligar tarefas, responsabilidades e atualizações de projetos de forma fluida. Isto garante que a sua equipa se mantém alinhada e que todas as reuniões conduzem a um progresso significativo.
Convide os membros da equipa diretamente por e-mail, facilitando a participação de todos na conversa. Com apenas alguns cliques, pode notificar os participantes das próximas reuniões, garantindo que as principais partes interessadas estão sempre informadas. Cada convite contém todos os detalhes essenciais da reunião, para que os membros da equipa saibam o que esperar. Isto mantém a comunicação clara e aumenta o envolvimento desde o início.
Defina a frequência e os intervalos com que as suas reuniões se devem repetir. Introduza todas as informações necessárias sobre as séries de reuniões, incluindo a frequência e o intervalo necessários.
Mantenha um fluxo de reuniões estruturado ligando pacotes de trabalho ao seu modelo de série de reuniões. As próximas reuniões para esta série de reuniões serão configuradas com base neste modelo. Mantenha as suas reuniões recorrentes estruturadas e adaptáveis, utilizando modelos que podem ser ajustados em qualquer altura. Modifique os detalhes conforme necessário para refletir a evolução das prioridades e especifique as ocorrências de reuniões dentro da série, garantindo flexibilidade sem perder a consistência.
Inclua reuniões no seu sistema de calendário existente para manter uma agenda unificada. Isto garante que todas as sessões planeadas se enquadram de forma fluida no fluxo de trabalho da sua equipa, eliminando o risco de marcações duplas ou perdidas. Os membros da equipa podem ver todas as horas e tópicos das reuniões num só local, permitindo-lhes gerir o seu tempo de forma mais eficaz. Um calendário simplificado ajuda toda a equipa a manter-se alinhada e concentrada nas prioridades.
Pode adicionar os resultados dos elementos da ordem de trabalhos diretamente às reuniões no OpenProject, permitindo-lhe capturar as principais decisões, questões e ações de acompanhamento à medida que a reunião progride. Esta funcionalidade permite documentar detalhes essenciais diretamente na ordem de trabalhos, tanto para reuniões únicas como para reuniões recorrentes, assegurando um registo claro e estruturado das discussões e resultados.
Poupe tempo ao copiar reuniões anteriores. Embora a criação de reuniões com agendas idênticas seja mais fácil e mais eficiente utilizando a função Reuniões recorrentes, a cópia continua a ser uma opção útil quando uma ordem de trabalhos de uma reunião específica apenas precisa de ser recriada uma vez ou tem detalhes únicos.
Basta duplicar uma reunião com um único clique, ajustar os detalhes, se necessário, e concentrar-se no que é mais importante — o progresso do seu projeto. É uma forma fácil de manter a consistência e de manter a sua equipa alinhada com os objetivos a longo prazo.
Mantenha-se a par de todas as alterações efetuadas numa reunião com o histórico da reunião. Veja quem adicionou ou modificou pontos da ordem de trabalhos, anexos ou notas, e quando as alterações foram efetuadas. Esta transparência permite que os membros da equipa se mantenham atualizados sobre quaisquer ajustes e garante a responsabilidade ao longo do processo. Ao manter uma trilha de auditoria clara, pode facilmente rever alterações anteriores, resolver mal-entendidos e manter um registo completo do progresso das suas reuniões ao longo do tempo.
